江苏省《国家行政机关公文处理办法》实施细则

草根之约

江苏省《国家行政机关公文处理办法》实施细则

【颁布单位】 江苏省政府 　　【颁布日期】 19891016 　　【实施日期】 19891016 　　【章名】 第一章 总 则 　　第一条 为做好江苏省各级国家行政机关公文处理工作，加强管理， 使之规范化、制度化，现根据《国家行政机关公文处理办法》，结合本省 实际情况，制定本实施细则。 　　第二条 国家行政机关的公文（包括电报，电脑和传真机传送的文件 ，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规、规章和行 政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验等的重 要工具。各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代 化建设服务。 　　第三条 各级国家行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、 实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义， 提高公文处理工作的效率和质量，加强公文执行情况的督促检查和信息反 馈。 　　第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一 收发、分办、传递、用印、立卷和归档。 　　各级国家行政机关要逐步采用现代化手段处理公文，加快运转，提高 整体效益。 　　第五条 国家行政机关的公文工作，要贯彻党政职能分开的原则。 　　第六条 公文处理工作，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘 密法》和其他有关保密规定，确保国家秘密。 　　【章名】 第二章 公文主要种类 　　第七条 我省国家行政机关的公文种类主要有： 　　一、命令（令）、指令 　　发布重要规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤 销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）”。 　　发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。 　　二、决定、决议 　　对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要 求贯彻执行的事项，用“决议”。 　　三、指示 　　对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 　　四、布告、公告、通告 　　公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。 　　宣布重要事项，用“公告”。 　　在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 　　五、通知 　　发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公 文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事 项，用“通知”。 　　六、通报 　　表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 　　七、报告、请示、议案 　　向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 　　向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 　　提请同级人大及其常委会审议地方性法规草案、本行政区域内的国民 经济和社会发展计划、预算及其执行情况以及其他重大事项，用“议案” 。 　　八、批复 　　答复请示事项，用“批复”。 　　九、函 　　相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“ 函”。 　　十、会议纪要 　　传达会议议定的事项和主要精神，要求与会单位及有关单位共同遵守 、执行的，用“会议纪要”。 　　会议决定事项如涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资福利 、重大项目的审批等事项，以及政策性强，涉及面广，需要共同执行的， 须用与之相适应的其他文种行文。 　　十一、意见 　　对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。 　　十二、规定、办法、细则 　　制定发布规章、行政措施和其他规范性文件，用“规定”或“办法” 。 　　为施行国家行政法规、地方性法规、规章和行政措施所采取的措施， 用“细则”或“办法”。 　　规章和行政措施的名称不得取名“条例”。 　　【章名】 第三章 公文格式 　　第八条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。 　　第九条 公文眉首形式主要有： 　　一、政府文件眉首，一般占首页的三分之一到五分之二，用横线与正 文部分隔开，包括文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份数 号码等内容。 　　（一）公文名称用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部， 发文字号之上。两个以上机关联合行文，主办机关应排列在前，也可用一 个主办机关的名称。 　　（二）发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号，置于文件名称之 下、横线中央上面。几个机关联合行文，一般只标明主办机关发文字号。 　　（三）秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于公 文眉首右上角。 　　（四）紧急文件分“急”、“特急”两种，应分别标于文件眉首右上 角，列密级之上。（紧急电报分特急、加急、平急三种）。 　　（五）文件份数顺序号码置于公文眉首的左上角。 　　（六）向上级政府报送审批的文件，要由本地区、本部门的主要负责 人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责同志签发。签发人姓名印 在发文字号的同行右端。 　　二、政府令眉首印有“×××人民政府令”字样，编号放其下正中， 与正文之间不用横线隔开。 　　三、政府函件眉首印有发文机关名称。编号放在横线之右下角、标题 之上，如系机密和紧急函件，注在眉首横线右下角、编号之上。 　　四、政府常务会议、办公会议纪要眉首，占首页的三分之一，印有纪 要名称，编号放在纪要名称之下中间，横线之上，如有密级和紧急程度， 置放横线右上方，签发日期置放横线左上方。 　　五、政府白头文件，编号放在文件首页左上角（可用红油墨印刷）份 数号码放在右上角，密级注在份数号码之下。 　　第十条 正文部分一般包括公文标题、发往机关、正文、附件、落款 、附注等。 　　一、公文标题置于横线中央之下（无横线居于开头正中），发往机关 之上。标题要准确简要地概括公文的主要内容，一般包括发文机关名称和 公文种类。除发布和批转政府规范性文件外，标题一般不加书名号，也不 用其他标点符号。 　　转发上级文件或批转下级文件，如原标题文字过长，可重新概括确定 标题。 　　会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期 。 　　批转的会议纪要的格式：标题为“××会议纪要”，会议纪要时间放 标题下面用括号括起来。 　　批转的资料性的或没有抬头的文件，标题一般不冠机关名称，在标题 下面注明机关名称和年月日，并用括号括起来。 　　二、除“布告”、“公告”、“通告”以外，正式文件一般要标明发 往机关。机关名称的排列首先是主送机关，其次是其他机关。在这个原则 下，按党、政、军、群顺序排列。发往机关一般标于标题之下，正文之上 左端顶格位置。“决定”、“决议”、“令”等文种，主送机关也可置于 文尾抄送栏之上。 　　三、正文部分是公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时，一 般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“１． ”，第四层用“（１）”。政府规章和规范性文体，按照拟定地方性法规 草案和规章的有关规定，视需要用章、节、条、款、项、目标明层次。 　　四、公文如有附件，附件名称和顺序注在正文之后，发文日期、印章 之上。附件应与主件订在一起发送；如附件因故不能与主件订在一起，在 附件首页左上角注明主件的发文字号，与主件同时发送。 　　五、文件落款，指正文末尾所署的发文机关名称、印章和年月日。发 文日期以公文的签发日期为准，经过会议批准的，以通过之日为准；几个 机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。 　　六、须加盖发文机关印章的文件，印章盖在文件末尾发文日期处，以 印章的下部边缘压盖发文日期，并应注意尽量使年月日露出。文件加盖印 章后不需在落款处另署发文机关名称。“决议”通过的日期注于标题之下 ，在文尾的空间处盖章即可。 　　七、公文需注明发至范围、可否登报等，标在文件落款下，用括号括 起来。 　　第十一条 文尾部分，政府文件包括主题词、抄报送栏、印发机关栏 、印发日期、份数等项；函件只包括主题词、抄报送栏、份数等项，不注 明印发机关和印发日期；会议纪要用“分送”，以示不分机关大小和职务 高低。 　　一、主题词，置于文件文尾部分横线之上左端，函件、会议纪要、情 况通报所标的主题词，与抄送、分送栏之间不用横线隔开。按政府公文主 题词表规定标引，词目之间间隔一字距。 　　二、抄报抄送栏，设在文尾主题词之下。抄报机关与抄送机关分列两 段，抄报机关在上。抄送机关一般按党委部门、人大部门、政协部门、法 院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。“决定”、“决议”等文 件的主送机关名称置于文尾的，放在抄送机关之上。抄报抄送机关名称用 规范化简称。 　　三、印发机关栏设在抄送栏下，用横线与抄送栏隔开，左端署公文印 发机关的全称，右端以送往印刷的时间署印发日期。翻印文件在印发机关 栏下署明翻印机关名称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期栏隔开。 　　四、文件份数置于印发机关及日期栏横线右下一行，翻印文件份数置 于翻印机关及日期栏横线右下一行。函件、会议纪要共印份数放抄送、分 送栏右下一行，不用横线隔开。 　　第十二条 公文文字从左至右横排。公文纸一般用十六开型（长２６ ０毫米、宽１８５毫米），左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用 纸大小，根据实际需要确定。公文标题一般用二号宋体，批语用三号楷体 ，正文一般用三号仿宋体。批转下级机关文件时，下级机关的正文用四号 仿宋体。文前排印领导同志批语时，两端各少排两个字。如批语超过一页 ，加印标题。 　　【章名】 第四章 行文规则 　　第十三条 各级国家行政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权 范围确定。 　　一、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民 政府的有关部门互相行文，也可以根据本级政府授权和本部门的工作职责 ，对下一级人民政府直接行文。 　　二、同级人民政府、一级人民政府同上一级政府部门、同级政府各部 门可联合行文。 　　三、受双重领导的机关上报公文，同时报送双重领导的机关，并根据 内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。上级机 关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄送另一上级机关。 　　第十四条 国家行政机关的公文，不得向党的组织作指示、交任务。 如公文内容涉及党的工作，应与党的组织联合行文。 　　不要用党组或党委的名义单独向上级政府写请示、报告。 　　第十五条 各级国家行政机关应遵循行文规则，充分发挥职能作用。 　　一、各级人民政府的公文内容，主要是该级政府职权范围内带有全局 性的重大问题，包括方针、政策和规章、行政措施的发布，对全局工作或 一个时期工作的部署，对某些重大问题或行动的决策，对全局工作有指导 意义的经验介绍，以及向上级政府的请示、报告和对下级政府的命令、指 示、批复等。 　　二、凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项 ，不要请示上级机关；可以自行下达或可与有关机关联合下达的公文，不 要报请上级机关批转。 　　三、凡涉及几个部门的问题，在与有关部门未协商一致时，部门一律 不得各自向下级机关行文。 　　四、向上级机关请示的事项，如涉及其他地区或部门的，应与这些地 区或部门充分协商，尽可能取得一致意见后再上报；经过反复协商仍不能 取得一致意见的，应在向上级机关的请示中如实写明各自的不同观点，以 便上级机关裁决。 　　五、凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题，不要行 文。 　　六、属于一级人民政府履行审批手续的事项，如该级政府授权，可由 有关职能部门代行审批，抄报本级政府备案。 　　七、向下级机关的重要行文，如涉及计划、财政、机构、人事、劳动 工资、物价等内容的，以及具有普遍约束力的规范性文件，应抄报直接上 级机关，并抄送有关主管部门。政府各部门向下一级人民政府行文，应抄 报本级政府。 　　第十六条 请示和报告要分开。请示问题尽量做到一文一事，不要一 文数事。报告、纪要、简报中不得夹带请示问题，如有需要请示上级政府 解决的问题，应单独办理。 　　第十七条 向上级机关的请示，一般应主报一个机关，不要多头主报 ，不要同时抄送给下级机关。请示一般不要以个人名义上报。除领导同志 有专门交代或有特殊情况的以外，文件抬头都要写给主报机关，一律送主 报机关办公厅（室）呈批，不要直接送领导者个人，更不要同时送几位领 导人，以免重复批示或发生错漏。 　　第十八条 各级国家行政机关请示问题应逐级上报，除有下列情况之 一的，不得越级行文。 　　一、对上级机关的检举、控告； 　　二、领导机关指定越级和根据规定可以越级上报的事项（报时要加说 明）； 　　三、情况特殊紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的事项。上报时 要抄报给越过的上级机关。 　　对于不符合规定和要求的越级请示及其他文件，收文机关可不予受理 ，并退回给发文机关。 　　第十九条 经有权机关批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为 正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。 　　【章名】 第五章 公文形成 　　第二十条 公文的形成过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印、 用印、发送。 　　第二十一条 拟稿 　　一、政府工作部门、办事机构和直属单位，除认真做好本机关发文工 作外，还要承担代拟本级政府有关公文的任务。 　　二、公文的起草，应由谙熟该项工作和业务的专人承办，领导人应提 出基本思想和主要观点，指出解决问题的原则和措施。 　　重要公文的起草，应由机关领导人亲自主持指导，成稿后要经集体研 究，并在适当范围内征求意见。 　　三、草拟公文应遵守以下几点： 　　（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关 规定，如提出新的政策规定，应加以说明。 　　（二）情况要确实，观点要鲜明，条理要清楚，层次要分明，文字要 精练、通顺、生动，标点要准确，书写要工整，篇幅要力求简短。 　　（三）用词要准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称 、引文要准确无误。在使用简称时，应先用全称，并注明“以下简称×× ”。简称应规范化。年度应当写全，不要把“一九××年”简写成“×× 年”。时间应写具体的年月日，不要用“明年”“上月”“前日”等语。 不写不规范的字。 　　（四）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比 、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写，也可用阿拉 伯数字书写。但在同一公文中，数字的使用应前后一致。一个用阿拉伯数 字书写的多位数不能移行。 　　数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩 的语句，以及邻近的两个数字并列连用，表示概数的情形，应使用汉字。 　　公文应使用国家法定的计量单位。 　　（五）引用公文应注明发文时间、机关、标题、文号。复文应写明来 文日期或来文字号、标题，以便受文机关查找。 　　（六）起草公文需用规定的文稿纸。文稿纸按公文格式和处理的责任 需要，一般划分为发文字号、秘密等级、紧急程度、拟稿单位、拟稿人、 标题、会签、核稿、签发、主题词、主送、抄送、校对等栏目，应逐栏填 写清楚。标题、主送、抄送栏目内容长短不一，也可放在文中和文尾，不 印在文稿纸上。 　　（七）起草公文的依据文件、重要参考资料，应附在文稿之后（地方 性法规、规章和行政措施的起草说明亦应附后），以便审核。 　　（八）根据公文内容准确地标明密级。 　　第二十二条 核稿 　　各级国家行政机关的办公厅（室）在将公文送领导人签发之前，应认 真做好审核把关工作。审核的重点是，是否需要行文，应由哪级机关行文 ；文稿内容是否符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策和有 关规定；提出的意见和办法是否切实可行；需要同有关部门协商的事项， 是否已协商一致；文内涉及的人名和事件是否准确属实；文字表述、文种 使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。 　　审核人要签署自己的意见、姓名和时间。 　　地方性法规、规章和行政措施（草案），由政府法制机构审核后，将 审查报告附后一并上报。 　　第二十三条 会签 　　一、凡涉及有关部门或有关地区、有关方面的问题，主办机关应主动 与有关部门或有关地区、有关方面协商、会签，然后行文。代上级机关草 拟的公文文稿，应经有关方面会签而未会签的，上级机关可以退回重办。 　　二、需要会签的公文文稿，内容复杂、紧急的，主办机关应主动与有 关机关协商，有关机关要积极参与研究，经过协商一致后，由各有关机关 负责人签字。 　　三、代政府草拟的公文文稿，在会签中遇有分歧意见时，由主办机关 或办公厅（室）请示政府有关领导人处理，主办机关和办公厅（室）要如 实反映分歧的焦点和各方意见。 　　第二十四条 签发 　　各级国家行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面 广的公文，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。涉及两个以上领导 人职权的事项，由有关领导人会签或联合签署发出。有的公文可由秘书长 或办公厅（室）主任根据授权签发。 　　报送人大审议的地方性法规草案，政府发布的规章，须经政府常务会 议讨论通过，由行政机关正职领导人签发。 　　第二十五条 各级领导人审批公文要认真负责。文件主批人要签署自 己的意见、姓名和时间，不得只签姓不写名，不得只划圈模棱两可代替签 发，也不得不签时间。 　　第二十六条 公文的起草、审核、签发，应使用钢笔或毛笔。不要在 左侧装订线外边写字。对不符合要求的文稿，应按要求重新处理。 　　第二十七条 缮印 　　经机关领导人签发的公文，付印前必须由文书部门校核无误。印刷单 位对签发付印的公文，要按照轻重缓急安排。急件必须按要求时间印出， 不得自行压误。印发后如发现差错，应及时更正或重新印发。 　　上级机关的文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘 书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。 　　第二十八条 用印 　　凡正式文件，一律加盖印章。 　　公文盖印要端正、清晰，不得漏盖、错盖。对于不符合行文制度、原 稿未经签发、字迹模糊不易辨认，以及超出发文份数的公文不予盖印。除 正文盖印外，原稿亦应盖印，以示文件办结。原稿盖印，一般是在核稿和 签发人姓名之下。 　　第二十九条 发送 　　一、国家行政机关的公文发送范围、份数，应当按照公文内容和工作 需要，发给负责办理和必须阅知的单位。 　　二、公文的发出，应经过装封、编号、登记，并履行严密的传递、交 接手续。 　　三、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，通过机要通信渠道 或者密封派人传递，确保文件安全。 　　【章名】 第六章 公文办理 　　第三十条 国家行政机关的公文办理，除公文形成、立卷、销毁以外 ，还包括收文、批办、催办、办结等程序。 　　第三十一条 收文 　　呈送国家行政机关的公文，统一由办公厅（室）的文书部门签收、拆 封、登记、编号，除写明“亲收”、“亲启”文件由本人拆封外，不得越 过文书部门。亲收、亲启者认为有登记必要时，交给文书部门补办登记、 编号手续。 　　代表机关外出参加会议带回的会议文件，应交给文书部门登记办理或 存档。 　　需送政府领导人阅示的公文，统一由办公厅（室）文书部门签收、登 记，除特殊紧急情况外，不要直接送给领导个人。 　　第三十二条 登记 　　机关收文可按发文机关分类登记，对阅件、办件要作出标记。阅件系 指各种报告、抄件等，只需收文机关了解来文的内容即可；办件是指需要 收文机关办理的文件。 　　对有些没有密级且属不必要的越级行文，发给个人或无工作关系的抄 件，不须办理和没有保存价值的公文，可不登记。 　　第三十三条 分办 　　公文由办公厅（室）文书部门协助机关的领导人处理。属于阅件，分 送机关领导人和有关人员阅读。阅读范围较广的，经请示领导，可按规定 翻印，或组织传阅、开会传达。办件，对于有明确主管部门负责的，要在 转办时提出处理意见和要求，直接转交该主管部门处理；需要几个部门协 商办理的，转交一个部门主办，由主办部门会同有关部门商办；对需紧急 处理的公文，要提出办理的时限。办文人员要熟悉业务，确保分办准确。 　　公文送请领导人审阅前，文书部门要认真筛选，防止事无巨细，以保 证领导人集中精力抓大事。 　　第三十四条 批办 　　上级领导机关下达的文件和收文中事关重大、紧要、复杂的文件，由 办公厅（室）文书部门提出拟办意见后，直接送主管的领导人批办。呈送 时应提供简要的背景情况和有关文件，以备领导人批示处理时参考。 　　各级领导人批办文件要及时、明确。 　　下级机关报来的请示文件，只需机关领导人批示或表态而不发文的， 送请主管领导人签批后，将签批件或复印件退回发文机关。 　　第三十五条 承办 　　主管机关收到交办公文后，应积极承办，限期办完。到期未办完的， 要主动向交办机关说明原因。对征求意见的公文，到期未木将意见返回的 ，即视为同意。 　　承办机关确认交办的公文不属于自己主管的范围，应迅速与交办机关 交换意见，经交办机关认可后退回。不要积压或自行转出处理。 　　凡属承办机关在职权范围内有权处理的事项，承办机关可直接答复来 文机关，同时抄送交办机关备案。 　　凡需以上级交办机关的名义行文处理的，承办部门要负责代拟文稿； 如须与有关部门会签的，经与有关部门会签后，连同交办的文件呈送交办 机关。 　　各部门对承办公文的办理情况，要定期进行自查，防止漏办或延误。 　　第三十六条 会办 　　领导机关交办的公文涉及两个以上部门时，由主办部门负责与有关部 门联系协同办理。有关部门要密切配合，不得推诿。 　　第三十七条 催办 　　文书部门在公文处理过程中要加强催办工作，建立催办制度。对送请 领导人批示的文件要及时催办，传阅件要及时组织传阅。对转给承办机关 的办件，要采取多种办法，抓紧检查督促，尽快办完。 　　第三十八条 办结 　　阅件，凡应阅知的人员都已签字或圈阅的，视为处理完毕。 　　办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的，为办理完毕：（一）已 按领导人批示，认真承办，履行了处理程序，并有结果；（二）对上级机 关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行；（三）对同级机关函件已经明 确答复；（四）对下级机关请示已作批复。 　　第三十九条 反馈 　　下级机关对上级机关重要来文的执行情况，应及时向发文机关报告。 发文机关要定期检查重要行文的贯彻情况，并形成督促检查制度。 　　【章名】 第七章 公文立卷、销毁 　　第四十条 清退 　　阅办完的公文要退给文书部门统一处理。有存档价值和存查必要的公 文，由文书部门立卷留存。会议形成的文件、音像资料，要指定专人负责 收集齐全，组卷归档。 　　发文机关应按照有关保密规定，对绝密文件和必须收回的机密、秘密 文件列出目录，通知有关机关按时清退，进行处理。 　　第四十一条 立卷 　　各级国家行政机关应根据《档案法》和国家有关文书档案管理的规定 ，制订出本机关的文件归档范围和文书档案的保管期限，及时归卷、立卷 。 　　公文处理完结，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿 、正本和有关材料，按其特征、相互联系和保存价值，准确地分类整理立 卷，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找 和利用。 　　立好的案卷，应根据档案管理的有关规定，定期向档案部门移交。机 关内非档案机构和个人，不得保存应存档的公文。 　　第四十二条 利用 　　档案部门对保管的文书档案，应规定借阅制度，既要有利于提供服务 ，又要保证档案的保密、完整和安全，二者不可偏废。 　　第四十三条 销毁 　　没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定 期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销 。 　　【章名】 第八章 附 则 　　第四十四条 本省过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定，凡 与本实施细则不一致的，以本细则为准。 　　第四十五条 本实施细则由江苏省人民政府办公厅负责解释。 　　第四十六条 本实施细则自公布之日起施行。